E-maily sú dôležitým aspektom modernej a obchodnej komunikácie. Vedeli ste, že priemerný zamestnanec dostane denne takmer 80 e-mailov? Z takého veľkého množstva e-mailov môže byť mnoho z nich menej faktických či náročných na pochopenie.

Pri písaní efektívneho e-mailu treba teda dbať na dôležité faktory, napríklad celkový výzor, formát a štýl. Aby ste dosiahli požadované výsledky, musíte vedieť, ako ich do svojho e-mailu všetky zahrnúť.

Žiadny strach! Tu sa dozviete, ako napísať efektívny e-mail iba v niekoľkých krokoch.

  • Oslovenie je dôležité

Začnite svoj e-mail stručným a profesionálnym oslovením príjemcu. Príjemcu môžete osloviť menom. Ak to nie je vhodné, môžete napísať:

  • Vážená pani / Vážený pán,

Niekoľko príkladov formálnych pozdravov:

  • Drahý Alex,
  • Vážená pani Nováková,

Ak je však váš vzťah neformálny, môžete osobu osloviť aj formou „Ahoj Peter“.

  • Poďakovanie príjemcovi

Ak odpovedáte na otázku príjemcu, začnite svoj e-mail riadkom s poďakovaním, napríklad „Ďakujeme vám za prejavený záujem o náš produkt.“

Alebo ak daná osoba odpovedala na ktorýkoľvek z vašich e-mailov, môžete začať slovami „Ďakujeme za promptnú odpoveď.“ Keďže je dôležité začať e-mailom v pozitívnom nádychu, bolo by skvelé začať poďakovaním príjemcovi. Budete tak pôsobiť zdvorilejšie, čo je vždy výhodou.

Môžete tiež e-mail začať žoviálnym spojením oboch. Úvodná formulka by tiež mala obsahovať nadviazanie na predchádzajúcu komunikáciu. Niekoľko príkladov:

  • Včerajšie stretnutie s Vami bolo príjemné.

Ak chcete zachovať neformálny a nenútený tón, môžete napísať: „Dúfam, že sa Vám darí dobre.“

  • Začnite ozrejmením účelu

Pozdrav a poďakovanie pre príjemcu by mali byť krátke a potom treba ísť rovno k veci. Môžete začať frázou „Píšem Vám ohľadom …“ alebo „Chcem sa informovať ohľadom …“

Účel Vášho e-mailu by ste mali objasniť hneď na jeho začiatku ešte než prejdete k jeho jadru. Keďže ľudia chcú e-maily čítať rýchlo uistite sa, že vaše vety sú stručné a jasne formulované. Niektorí ľudia dokonca e-maily iba rýchlo prebehnú.

Ďalšími podstatnými faktormi písania e-mailu, na ktoré by ste mali pamätať, sú gramatika, interpunkcia a pravopis. Tie pomáhajú pri vytváraní profesionálneho dojmu z vašej spoločnosti.

  • Pridajte záverečnú zdvorilostnú formulku

Na záver pridajte krátku vetu, ktorá uľahčí objasnenie vášho zámeru. Práve na základe tejto vety sa príjemca môže rozhodnúť, či sa má pustiť do práce, alebo slušným spôsobom vašu konverzáciu ukončiť. Tu je pár príkladov:

  • Vopred Vám veľmi pekne ďakujem za Vašu odpoveď.
  • Dajte mi prosím vedieť, čo si o tejto téme myslíte.
  • Zostávam s pozdravom.
  • Ukončenie slušným pozdravom

Na konci uveďte slušný pozdrav s podpisom. Môžete použiť výrazy ako „S pozdravom“, „S úctou“ alebo „Ďakujem“.

Predtým, ako kliknete na tlačidlo odoslať, si svoj e-mail ešte raz prečítajte a opravte prípadné nedostatky. Odstráňte preklepy, opravte interpunkciu či gramatické chyby. Aj tá najmenšia chyba môže zapríčiniť, že váš e-mail bude vyzerať neprofesionálne alebo povrchne. A to je presný opak toho, čo chcete.

Zhrnutie

Toto sú teda základné tipy na napísanie efektívneho, ale zároveň pútavého pracovného e-mailu, ktorý určite prispeje k pozitívnemu výsledku. Nezabudli sme na niečo? Viete o nejakých konkrétnych tipoch, ktoré máte overené z komunikácie s vašimi zákazníkmi alebo obchodnými partnermi? Povedzte nám o nich v komentároch!